Dataskyddsbeskrivning

1. Registeransvarig

Tommys Fysio

FO-nummer: 1501746-2

Adress: Topeliusesplanaden 25, 66900 Nykarleby

Telefon: 044 9743 529

E-post: info@tommysfysio.fi

Webbplats: www.tommysfysio.fi

2. Registrets namn

Tommys Fysios kund- och patientregister samt register för kundkommunikation och direktmarknadsföring.

3. Vilka personuppgifter behandlar vi?

Vi behandlar personuppgifter som är nödvändiga för att tillhandahålla fysioterapi och andra tjänster, administrera kund- och patientrelationer, hantera tidsbokningar och betalningar samt kommunicera med våra kunder.

Vi kan bland annat behandla följande personuppgifter:

namn och kontaktuppgifter, såsom adress, telefonnummer och e-postadress
personbeteckning när detta är nödvändigt för patientvård eller identifiering
uppgifter som behövs för tidsbokning och kundkommunikation
uppgifter om bokade och genomförda tjänster
fakturerings- och betalningsuppgifter
uppgifter som kunden eller patienten själv lämnar till oss
patient- och hälsouppgifter som är nödvändiga för planering, genomförande, dokumentation och uppföljning av fysioterapi och annan vård
uppgifter om tidigare vård, behandlingar och andra omständigheter som är relevanta för vården
tekniska uppgifter om användningen av webbplatsen, såsom IP-adress, webbläsarinformation och uppgifter som samlas in med hjälp av kakor (cookies).

Personuppgifterna erhålls i första hand direkt från kunden eller patienten. Patientuppgifter kan även erhållas från andra aktörer inom hälso- och sjukvården när det finns en laglig grund för detta och uppgifterna behövs för patientens vård.

Patient- och hälsouppgifter är känsliga personuppgifter och behandlas endast i den omfattning som är nödvändig för vården och i enlighet med gällande lagstiftning.

4. För vilka ändamål används personuppgifterna?

Personuppgifter behandlas bland annat för följande ändamål:

planering, genomförande och uppföljning av fysioterapi och annan vård
dokumentation av patientvård
identifiering av kunder och patienter
hantering av tidsbokningar
administrering av kund- och patientrelationer
kundkommunikation
fakturering och betalningshantering
uppfyllande av lagstadgade skyldigheter
utveckling av verksamheten och tjänsterna
statistik och analys
marknadsföring och direktmarknadsföring när det finns en laglig grund för detta.

Patient- och hälsouppgifter används inte för direktmarknadsföring eller marknadsföringsprofilering.

Direktmarknadsföring kan exempelvis ske via e-post eller sms när detta är tillåtet enligt lag. Den registrerade kan när som helst motsätta sig direktmarknadsföring. Om nyhetsbrev skickas kan mottagaren även avregistrera sig via länken i nyhetsbrevet.

5. Rättslig grund för behandlingen

Behandlingen av personuppgifter grundar sig beroende på situationen på en eller flera av följande grunder:

fullgörande av ett avtal eller åtgärder som vidtas på den registrerades begäran före ett avtal ingås
Tommys Fysios lagstadgade skyldigheter som vårdgivare och företag
Tommys Fysios berättigade intresse, exempelvis för administration av kundrelationer och utveckling av verksamheten
den registrerades samtycke, när behandlingen kräver samtycke
tillhandahållande och administration av hälso- och sjukvård i enlighet med tillämplig lagstiftning.

Patient- och hälsouppgifter behandlas endast när behandlingen är nödvändig för att tillhandahålla hälso- och sjukvård eller när det finns någon annan laglig grund för behandlingen enligt dataskyddslagstiftningen.

6. Patientdatasystem och Kanta-tjänsterna

Tommys Fysio använder Diarium som patientdatasystem.

I Diarium dokumenteras bland annat sådana patientuppgifter som behövs för planering, genomförande och uppföljning av fysioterapi och annan vård.

Tommys Fysio är anslutet till de nationella Kanta-tjänsterna. Patientuppgifter som omfattas av Kanta-tjänsterna lagras i Kantas Patientdataarkiv i enlighet med gällande lagstiftning.

Patienten kan se uppgifter som lagrats i Kanta via MittKanta.

Uppgifter som lagrats i Kanta kan, i enlighet med gällande lagstiftning samt patientens tillstånd och eventuella förbud, användas och lämnas ut mellan hälso- och sjukvårdens tjänsteproducenter när detta behövs för patientens vård.

7. Mottagare av personuppgifter och tjänsteleverantörer

Tommys Fysio kan anlita externa tjänsteleverantörer för att genomföra verksamheten.

Sådana tjänsteleverantörer kan exempelvis tillhandahålla:

patientdatasystem och tidsbokning
IT- och datasäkerhetstjänster
bokföring
fakturering och betalningsförmedling
webbplats- och hostingtjänster
kommunikations- och marknadsföringstjänster

Diarium används som patientdatasystem och teknisk tjänsteleverantör för behandling och lagring av patientuppgifter.

Personuppgifter lämnas endast ut till tjänsteleverantörer i den omfattning som är nödvändig för att de ska kunna utföra sina uppgifter. Tjänsteleverantörerna får endast behandla personuppgifterna i enlighet med avtal, gällande lagstiftning och Tommys Fysios instruktioner.

Patient- och hälsouppgifter lämnas inte ut till utomstående utan laglig grund eller patientens samtycke, förutom när utlämnandet grundar sig på lag eller sker genom Kanta-tjänsterna i enlighet med gällande bestämmelser.

Personuppgifter kan även lämnas ut till behöriga myndigheter när detta krävs enligt lag.

8. Överföring av uppgifter utanför EU/EES

Personuppgifter behandlas i första hand inom EU och Europeiska ekonomiska samarbetsområdet.

Om en tjänsteleverantör behandlar personuppgifter utanför EU/EES säkerställer Tommys Fysio att överföringen sker i enlighet med EU allmänna dataskyddsförordning och att lämpliga skyddsåtgärder används.

9. Hur skyddar vi personuppgifterna?

Skyddet av kundernas och patienternas personuppgifter är viktigt för Tommys Fysio.

Patientuppgifter behandlas elektroniskt i patientdatasystemet Diarium och skyddas med lämpliga tekniska och organisatoriska säkerhetsåtgärder.

Elektroniska system skyddas bland annat genom användarrättigheter, lösenord, åtkomstbegränsningar och andra datasäkerhetslösningar.

Endast personer som behöver personuppgifterna för att utföra sina arbetsuppgifter har tillgång till dem.

Personer som behandlar patient- och kunduppgifter omfattas av sekretess- och tystnadsplikt.

Eventuella handlingar i fysisk form förvaras så att obehöriga inte har tillgång till dem.

10. Hur länge sparas personuppgifterna?

Personuppgifter sparas endast så länge som det är nödvändigt för de ändamål för vilka de behandlas eller så länge som gällande lagstiftning kräver.

Patientuppgifter och patienthandlingar sparas i enlighet med de lagstadgade lagringstider som gäller för hälso- och sjukvården.

Patientuppgifter som lagrats i Kanta sparas under den tid som anges i lagstiftningen. Uppgifter i Kanta bevaras i regel i 12 år efter patientens död eller, om tidpunkten för dödsfallet inte är känd, i 120 år från patientens födelse.

Bokföringsmaterial och andra uppgifter som omfattas av lagstadgade lagringstider sparas under den tid som respektive lagstiftning kräver.

Övriga personuppgifter raderas eller anonymiseras när de inte längre behövs för det ändamål för vilket de samlades in och det inte finns någon lagstadgad skyldighet att spara dem.

11. Den registrerades rättigheter

Den registrerade har enligt gällande dataskyddslagstiftning rätt att få information om hur dennes personuppgifter behandlas.

Beroende på situationen kan den registrerade ha rätt att:

få tillgång till sina personuppgifter
få felaktiga eller ofullständiga personuppgifter rättade
begära radering av personuppgifter
begära begränsning av behandlingen
motsätta sig behandling av personuppgifter
motsätta sig direktmarknadsföring
få uppgifter som den registrerade själv lämnat överförda i ett strukturerat och maskinläsbart format när förutsättningarna för detta uppfylls
återkalla ett tidigare lämnat samtycke.

Rätten till radering gäller inte uppgifter som Tommys Fysio enligt lag är skyldigt att bevara. Patientuppgifter kan därför inte raderas på begäran när lagstiftningen kräver att de bevaras.

Felaktiga patientuppgifter kan däremot begäras rättade. En begäran om rättelse ska i första hand riktas till den vårdgivare som har gjort anteckningen.

En begäran som gäller personuppgifter eller den registrerades rättigheter kan skickas till kontaktuppgifterna i punkt 1.

Tommys Fysio kan vid behov be den registrerade att precisera sin begäran eller styrka sin identitet innan begäran behandlas.

Begäran besvaras utan onödigt dröjsmål och i regel inom en månad från att den mottagits. I särskilda fall kan svarstiden förlängas på det sätt som dataskyddslagstiftningen tillåter.

Om den registrerade anser att behandlingen av personuppgifter strider mot dataskyddslagstiftningen har denne rätt att lämna in ett klagomål till behörig tillsynsmyndighet.

12. Cookies

Tommys Fysios webbplats använder kakor (cookies) och liknande tekniker.

Nödvändiga kakor används för att webbplatsen och dess grundläggande funktioner ska fungera. Andra typer av kakor, exempelvis för statistik, analys eller marknadsföring, används endast när det finns en laglig grund för detta och när samtycke krävs först efter att användaren har lämnat sitt samtycke.

Användaren kan välja vilka typer av kakor som tillåts via webbplatsens samtyckesbanner och kan när som helst ändra eller återkalla sina val.

Mer detaljerad information om vilka kakor och externa tjänster som används, deras ändamål och lagringstider finns i vår separata cookiepolicy.

13. Länkar till andra webbplatser

Webbplatsen www.tommysfysio.fi kan innehålla länkar till andra webbplatser.

Denna dataskyddsbeskrivning gäller Tommys Fysios behandling av personuppgifter och Tommys Fysios webbplats. När du besöker en extern webbplats rekommenderar vi att du bekantar dig med webbplatsens egen dataskyddsbeskrivning.

Tommys Fysio ansvarar inte för hur externa webbplatser behandlar personuppgifter.

14. Ändringar i dataskyddsbeskrivningen

Tommys Fysio kan uppdatera denna dataskyddsbeskrivning när verksamheten, de tjänster som används eller tillämplig lagstiftning förändras.

Den aktuella versionen av dataskyddsbeskrivningen finns på Tommys Fysios webbplats.