Tietosuojaseloste

1. Rekisterinpitäjä

Tommys Fysio

Y-tunnus: 1501746-2

Osoite: Topeliuksenpuistikko 25, 66900 Uusikaarlepyy

Puhelin: 044 9743 529

Sähköposti: info@tommysfysio.fi

Verkkosivusto: www.tommysfysio.fi

2. Rekisterin nimi

Tommys Fysion asiakas- ja potilasrekisteri sekä asiakasviestintä- ja suoramarkkinointirekisteri.

3. Mitä henkilötietoja käsittelemme?

Käsittelemme henkilötietoja, jotka ovat tarpeellisia fysioterapian ja muiden palveluiden tarjoamiseksi, asiakas- ja potilassuhteiden hoitamiseksi, ajanvarausten ja maksujen käsittelemiseksi sekä asiakkaiden kanssa viestimiseksi.

Voimme käsitellä muun muassa seuraavia henkilötietoja:

• nimi- ja yhteystiedot, kuten osoite, puhelinnumero ja sähköpostiosoite
• henkilötunnus silloin, kun se on tarpeen potilaan hoidon tai tunnistamisen kannalta
• ajanvaraukseen ja asiakasviestintään tarvittavat tiedot
• varattuja ja toteutuneita palveluita koskevat tiedot
• laskutus- ja maksutiedot
• asiakkaan tai potilaan itse meille antamat tiedot
• potilas- ja terveystiedot, jotka ovat tarpeellisia fysioterapian tai muun hoidon suunnittelua, toteuttamista, kirjaamista ja seurantaa varten
• aikaisempaa hoitoa, käsittelyjä ja muita hoidon kannalta olennaisia seikkoja koskevat tiedot
• verkkosivuston käyttöön liittyvät tekniset tiedot, kuten IP-osoite, selaintiedot ja evästeiden avulla kerättävät tiedot.

Henkilötiedot saadaan ensisijaisesti suoraan asiakkaalta tai potilaalta. Potilastietoja voidaan saada myös muilta terveydenhuollon toimijoilta silloin, kun tietojen käsittelylle on lainmukainen peruste ja tiedot ovat tarpeellisia potilaan hoidon kannalta.

Potilas- ja terveystiedot ovat erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvia tietoja, ja niitä käsitellään vain siinä laajuudessa kuin se on hoidon kannalta tarpeellista ja voimassa olevan lainsäädännön mukaista.

4. Mihin tarkoituksiin henkilötietoja käytetään?

Henkilötietoja käsitellään muun muassa seuraaviin tarkoituksiin:

• fysioterapian ja muun hoidon suunnittelu, toteuttaminen ja seuranta
• potilashoidon kirjaaminen
• asiakkaiden ja potilaiden tunnistaminen
• ajanvarausten hallinta
• asiakas- ja potilassuhteiden hallinta ja ylläpito
• asiakasviestintä
• laskutus ja maksujen käsittely
• lakisääteisten velvollisuuksien täyttäminen
• toiminnan ja palveluiden kehittäminen
• tilastointi ja analysointi
• markkinointi ja suoramarkkinointi silloin, kun siihen on lainmukainen peruste.

Potilas- ja terveystietoja ei käytetä suoramarkkinointiin eikä markkinointiprofilointiin.

Suoramarkkinointia voidaan toteuttaa esimerkiksi sähköpostitse tai tekstiviestillä silloin, kun se on lain mukaan sallittua. Rekisteröity voi milloin tahansa vastustaa suoramarkkinointia. Mikäli lähetämme uutiskirjeitä, vastaanottaja voi myös perua tilauksensa uutiskirjeessä olevan linkin kautta.

5. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste

Henkilötietojen käsittely perustuu tilanteesta riippuen yhteen tai useampaan seuraavista perusteista:

• sopimuksen täytäntöönpanoon tai rekisteröidyn pyynnöstä ennen sopimuksen tekemistä toteutettaviin toimenpiteisiin
• Tommys Fysion lakisääteisiin velvollisuuksiin terveydenhuollon palveluntuottajana ja yrityksenä
• Tommys Fysion oikeutettuun etuun, esimerkiksi asiakassuhteiden hallintaan ja toiminnan kehittämiseen
• rekisteröidyn suostumukseen silloin, kun käsittely edellyttää suostumusta
• terveydenhuollon palveluiden tarjoamiseen ja hallinnointiin sovellettavan lainsäädännön mukaisesti.

Potilas- ja terveystietoja käsitellään ainoastaan silloin, kun käsittely on tarpeen terveydenhuollon palveluiden tarjoamiseksi tai kun käsittelylle on jokin muu tietosuojalainsäädännön mukainen lainmukainen peruste.

6. Potilastietojärjestelmä ja Kanta-palvelut

Tommys Fysio käyttää Diariumia potilastietojärjestelmänä.

Diariumiin kirjataan muun muassa sellaiset potilastiedot, jotka ovat tarpeellisia fysioterapian ja muun hoidon suunnittelua, toteuttamista ja seurantaa varten.

Tommys Fysio on liittynyt valtakunnallisiin Kanta-palveluihin. Kanta-palveluiden piiriin kuuluvat potilastiedot tallennetaan Kannan Potilastietovarantoon voimassa olevan lainsäädännön mukaisesti.

Potilas voi tarkastella Kantaan tallennettuja tietojaan OmaKannassa.

Kantaan tallennettuja tietoja voidaan voimassa olevan lainsäädännön sekä potilaan antamien luovutuslupien ja mahdollisten luovutuskieltojen mukaisesti käyttää ja luovuttaa terveydenhuollon palveluntuottajien välillä silloin, kun se on tarpeen potilaan hoidon kannalta.

7. Henkilötietojen vastaanottajat ja palveluntarjoajat

Tommys Fysio voi käyttää toiminnassaan ulkopuolisia palveluntarjoajia.

Tällaiset palveluntarjoajat voivat tarjota esimerkiksi:

• potilastietojärjestelmä- ja ajanvarauspalveluita
• IT- ja tietoturvapalveluita
• kirjanpitopalveluita
• laskutus- ja maksunvälityspalveluita
• verkkosivusto- ja hosting-palveluita
• viestintä- ja markkinointipalveluita.

Diariumia käytetään potilastietojärjestelmänä ja teknisenä palveluntarjoajana potilastietojen käsittelyssä ja tallentamisessa.

Henkilötietoja luovutetaan palveluntarjoajille vain siinä laajuudessa kuin se on tarpeellista niiden tehtävien suorittamiseksi. Palveluntarjoajat saavat käsitellä henkilötietoja ainoastaan sopimusten, voimassa olevan lainsäädännön ja Tommys Fysion antamien ohjeiden mukaisesti.

Potilas- ja terveystietoja ei luovuteta ulkopuolisille ilman lainmukaista perustetta tai potilaan suostumusta, paitsi silloin, kun luovutus perustuu lakiin tai tapahtuu Kanta-palveluiden kautta voimassa olevien säännösten mukaisesti.

Henkilötietoja voidaan lisäksi luovuttaa toimivaltaisille viranomaisille silloin, kun laki sitä edellyttää.

8. Tietojen siirtäminen EU tai ETA-alueen ulkopuolelle

Henkilötietoja käsitellään ensisijaisesti Euroopan unionin ja Euroopan talousalueen sisällä.

Jos palveluntarjoaja käsittelee henkilötietoja EU tai ETA-alueen ulkopuolella, Tommys Fysio huolehtii siitä, että tietojen siirto tapahtuu EU yleisen tietosuoja-asetuksen mukaisesti ja että asianmukaisia suojatoimia käytetään.

9. Miten suojaamme henkilötietoja?

Asiakkaiden ja potilaiden henkilötietojen suojaaminen on tärkeää Tommys Fysiolle.

Potilastietoja käsitellään sähköisesti Diarium-potilastietojärjestelmässä, ja tiedot suojataan asianmukaisin teknisin ja organisatorisin tietoturvatoimin.

Sähköiset järjestelmät suojataan muun muassa käyttöoikeuksilla, salasanoilla, pääsynhallinnalla ja muilla asianmukaisilla tietoturvaratkaisuilla.

Henkilötietoihin on pääsy vain niillä henkilöillä, jotka tarvitsevat tietoja työtehtäviensä hoitamiseen.

Potilas- ja asiakastietoja käsitteleviä henkilöitä sitoo salassapito- ja vaitiolovelvollisuus.

Mahdolliset paperimuodossa säilytettävät asiakirjat säilytetään siten, etteivät asiattomat henkilöt pääse niihin käsiksi.

10. Kuinka kauan henkilötietoja säilytetään?

Henkilötietoja säilytetään vain niin kauan kuin se on tarpeen niiden käyttötarkoituksen kannalta tai niin kauan kuin voimassa oleva lainsäädäntö edellyttää.

Potilastietoja ja potilasasiakirjoja säilytetään terveydenhuoltoa koskevien lakisääteisten säilytysaikojen mukaisesti.

Kantaan tallennettuja potilastietoja säilytetään lainsäädännössä määriteltyjen säilytysaikojen mukaisesti. Kanta-palveluissa olevia tietoja säilytetään pääsääntöisesti 12 vuotta potilaan kuolemasta tai, jos kuolinajankohta ei ole tiedossa, 120 vuotta potilaan syntymästä.

Kirjanpitoaineistoa ja muita lakisääteisten säilytysaikojen piiriin kuuluvia tietoja säilytetään kunkin sovellettavan lain edellyttämän ajan.

Muut henkilötiedot poistetaan tai anonymisoidaan, kun niitä ei enää tarvita siihen tarkoitukseen, jota varten ne on kerätty, eikä niiden säilyttämiseen ole lakisääteistä velvollisuutta.

11. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti oikeus saada tietoa siitä, miten hänen henkilötietojaan käsitellään.

Tilanteesta riippuen rekisteröidyllä voi olla oikeus:

• saada pääsy omiin henkilötietoihinsa
• saada virheelliset tai puutteelliset henkilötiedot oikaistuiksi
• pyytää henkilötietojen poistamista
• pyytää henkilötietojen käsittelyn rajoittamista
• vastustaa henkilötietojen käsittelyä
• vastustaa suoramarkkinointia
• saada itse toimittamansa henkilötiedot jäsennellyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa silloin, kun tämän oikeuden edellytykset täyttyvät
• peruuttaa aiemmin antamansa suostumus.

Oikeus tietojen poistamiseen ei koske tietoja, joita Tommys Fysion on lain mukaan säilytettävä. Potilastietoja ei näin ollen voida poistaa pyynnöstä silloin, kun lainsäädäntö edellyttää niiden säilyttämistä.

Virheellisiä potilastietoja voi kuitenkin pyytää oikaistaviksi. Oikaisupyyntö tulee ensisijaisesti osoittaa sille terveydenhuollon palveluntuottajalle, joka on tehnyt kyseisen merkinnän.

Henkilötietoja tai rekisteröidyn oikeuksia koskevan pyynnön voi lähettää kohdassa 1 mainittuihin yhteystietoihin.

Tommys Fysio voi tarvittaessa pyytää rekisteröityä täsmentämään pyyntöään tai todentamaan henkilöllisyytensä ennen pyynnön käsittelemistä.

Pyyntöihin vastataan ilman aiheetonta viivytystä ja pääsääntöisesti yhden kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta. Erityistapauksissa vastausaikaa voidaan pidentää tietosuojalainsäädännön sallimalla tavalla.

Jos rekisteröity katsoo, että hänen henkilötietojaan on käsitelty tietosuojalainsäädännön vastaisesti, hänellä on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle.

12. Evästeet ja vastaavat teknologiat

Tommys Fysion verkkosivustolla käytetään evästeitä (cookies) ja vastaavia teknologioita.

Välttämättömiä evästeitä käytetään verkkosivuston ja sen perustoimintojen toiminnan mahdollistamiseksi. Muita evästeitä, kuten tilastointiin, analytiikkaan tai markkinointiin käytettäviä evästeitä, käytetään vain silloin, kun niiden käytölle on lainmukainen peruste. Mikäli niiden käyttö edellyttää suostumusta, ne otetaan käyttöön vasta käyttäjän annettua suostumuksensa.

Käyttäjä voi valita verkkosivuston suostumusbannerin kautta, minkä tyyppiset evästeet hän hyväksyy, ja hän voi milloin tahansa muuttaa valintojaan tai peruuttaa suostumuksensa.

Tarkemmat tiedot käytössä olevista evästeistä ja ulkopuolisista palveluista, niiden käyttötarkoituksista sekä säilytysajoista löytyvät erillisestä evästekäytännöstämme.

13. Linkit muille verkkosivustoille

Verkkosivusto www.tommysfysio.fi voi sisältää linkkejä muille verkkosivustoille.

Tämä tietosuojaseloste koskee Tommys Fysion henkilötietojen käsittelyä ja Tommys Fysion omaa verkkosivustoa. Kun siirryt ulkopuoliselle verkkosivustolle, suosittelemme tutustumaan kyseisen sivuston omaan tietosuojaselosteeseen.

Tommys Fysio ei vastaa siitä, miten ulkopuoliset verkkosivustot käsittelevät henkilötietoja.

14. Tietosuojaselosteen muutokset

Tommys Fysio voi päivittää tätä tietosuojaselostetta, jos toiminnassa, käytettävissä palveluissa tai sovellettavassa lainsäädännössä tapahtuu muutoksia.

Ajantasainen tietosuojaseloste on saatavilla Tommys Fysion verkkosivustolla.